Kostenkalkulation: Wie Softwareprojekte wirklich bepreist werden sollten

Warum zwei ehrliche Angebote um das Dreifache variieren können

Sie schicken ein und dasselbe zweiseitige Briefing an drei Agenturen. Die Angebote kommen mit £12.000, £24.000 und £40.000 zurück. Instinktiv denkt man, jemand verlangt zu viel. Meistens ist das nicht der Fall.

Ein Briefing beschreibt, was Sie wollen. Ein Angebot rechnet vor, was gebaut wird. Dazwischen liegt eine lange Liste von Entscheidungen, die das Briefing nicht erwähnt – und jede Agentur hat stillschweigend ihre eigenen getroffen:

• Ist die Inhaltsmigration enthalten oder müssen Sie 60 Seiten selbst einfügen?
• Wer schreibt die Texte?
• Welche Browser und Geräte werden getestet und wie viele?
• Wird Barrierefreiheit nach einem Standard umgesetzt oder nur „wir halten es sinnvoll“?
• Gibt es automatisierte Testabdeckung oder manuelles Klicken vor dem Launch?
• Wer erstellt die 301-Weiterleitungsliste für bestehende URLs?
• Ist Schulung enthalten? Dokumentation?
• Was passiert im zweiten Monat, wenn etwas kaputtgeht?

Das günstige Angebot ist selten effizienter. Es geht meist von weniger aus. Das ist nicht automatisch falsch – wenn Sie tatsächlich jemanden im Haus haben, der Texte schreibt und Inhalte migriert, ist es Verschwendung, wenn eine Agentur das übernimmt. Zum Problem wird es, wenn niemand merkt, dass diese Annahme getroffen wurde, bis die Rechnung für „Zusatzleistungen“ kommt.

Die wichtigste Frage, die Sie einem Angebot stellen können, ist, was es ausschließt. Eine gute Agentur hat diese Liste parat.

Festpreis versus Zeit und Material

Beide Modelle sind legitim. Jedes scheitert auf eine bestimmte Weise, wenn es auf die falsche Art von Arbeit angewendet wird.

Festpreis

Sie vereinbaren einen Umfang und einen Betrag. Die Agentur trägt das Risiko, dass es länger dauert als erwartet.

Richtig für: Marketing-Websites, definierte Integrationen, POS-Einführungen, Migrationen – alles, bei dem der Endzustand vor Beginn beschrieben werden kann.

Das Scheitern: Die Agentur kalkuliert einen Risikopuffer ein, den Sie nicht sehen, und jedes Gespräch wird zur Verhandlung darüber, ob etwas im Leistungsumfang enthalten war. Bei einem Projekt mit echter Unsicherheit macht Festpreis die Agentur genau dann defensiv, wenn Sie Flexibilität brauchen.

Zeit und Material

Sie zahlen für die aufgewendete Zeit, mit einer Schätzung und regelmäßigen Berichten.

Richtig für: explorative Produktarbeit, Forschung und Entwicklung, Projekte, bei denen sich die Anforderungen legitim ändern, während Sie lernen.

Das Scheitern: keine Obergrenze und keine Dringlichkeit. Dafür braucht es ein Budget pro Phase und wirklich wöchentliche Transparenz, sonst driftet es ab.

Das Modell, das Sie ablehnen sollten

Ein Festpreis für ein Briefing, das niemand hinterfragt hat. Es wirkt wie Sicherheit, ist es aber nicht. Es endet auf eine von zwei Arten: Nachforderungen, die die tatsächlichen Kosten über das hinausschießen, was eine ehrliche Schätzung ergeben hätte, oder Ecken, die an Stellen abgeschnitten werden, die Sie nicht sehen – Tests, Barrierefreiheit, Sicherheit.

Warum die Analysephase berechnet wird

Das ist der Punkt, gegen den Kunden am meisten einwenden, also hier die klare Begründung.

Um ein maßgeschneidertes System genau zu kalkulieren, müssen Sie verstehen, wie der aktuelle Prozess abläuft. Das bedeutet, mit den Menschen zu sprechen, die die Arbeit erledigen, und zu dokumentieren, was tatsächlich passiert – inklusive der undokumentierten Excel-Tabelle, von der alles abhängt, und des Schritts, den jeder vergessen hat zu erwähnen, weil er „offensichtlich“ ist.

Das dauert eine bis drei Wochen. Eine Agentur, die das kostenlos macht, muss die Kosten irgendwo decken: entweder im Preis der Arbeit oder indem sie es nicht tut und einfach rät.

Bei uns kostet die Analysephase £1.500 bis £4.000 und liefert eine schriftliche Spezifikation, eine Architekturübersicht und ein Festpreisangebot für die Umsetzung. Sie gehört Ihnen. Wenn Sie damit zu einer anderen Agentur gehen und die Umsetzung günstiger bekommen, ist das ein legitimes Ergebnis – und es kommt vor.

Sie endet auch regelmäßig damit, dass Sie weniger Software brauchen, als Sie dachten. Dieses Ergebnis allein ist die Gebühr wert.

Was die Kosten tatsächlich treibt

Bei den meisten Projekten werden die Kosten von fünf Faktoren dominiert – und keiner davon ist „wie viele Seiten“.

1. Anzahl der Integrationen. Jedes externe System ist unberechenbar. Eine schlecht dokumentierte Legacy-API kann mehr Zeit in Anspruch nehmen als der Rest des Projekts.
2. Qualität der Datenmigration. Saubere Daten zu migrieren ist günstig. Eine Migration von zehn Jahren inkonsistenter Datensätze mit doppelten Kunden und drei verschiedenen Datumsformaten ist es nicht.
3. Benutzerrollen und Berechtigungen. Eine Benutzertyp ist einfach. Fünf Rollen mit überlappenden Berechtigungen und einer Prüfhistorie sind ein echtes Teilsystem.
4. Umfang und Ersteller des Inhalts. Sechzig Seiten Text, die jemand schreiben muss, bedeuten Wochen Arbeit – unabhängig davon, wer es übernimmt.
5. Nicht-funktionale Anforderungen. Barrierefreiheitsstandards, Performance-Budgets, Verfügbarkeitsgarantien, Datenresidenz. Jede einzelne davon ist echter Aufwand und fehlt in der Regel in der Anforderungsbeschreibung.

Beachten Sie, dass „Anzahl der Bildschirme“ nicht auf dieser Liste steht. Bildschirme sind der günstige Teil.

Eine Offerte richtig lesen

Eine Offerte, auf die Sie sich verlassen können, wird Ihnen Folgendes mitteilen:

• Was im Umfang enthalten ist, einzeln aufgelistet
• Was nicht im Umfang enthalten ist, einzeln aufgelistet
• Welche Annahmen zur Ihrer Eingabe getroffen werden – Inhalt, Entscheidungen, Zugriff, Verfügbarkeit
• Den Zahlungsplan und was jede Phase auslöst
• Was mit dem Preis passiert, wenn sich der Umfang ändert, und wie dies vereinbart wird
• Wer den Code besitzt und was Sie am Ende erhalten

Wenn eine Offerte aus einer einzigen Zahl und einem Absatz besteht, erhalten Sie nicht genug Informationen, um sie mit etwas zu vergleichen.

Rücklagen richtig einplanen

Behalten Sie fünfzehn bis zwanzig Prozent der Entwicklungskosten selbst zurück – außerhalb des vereinbarten Preises.

Das ist keine Rücklage für den Fall, dass die Agentur sich irrt. Es dient für die Dinge, die Sie sich wünschen werden, sobald die Arbeit konkret vor Ihnen liegt – und Sie werden sich Dinge wünschen, denn etwas Funktionierendes zu sehen, erzeugt bessere Ideen, als eine Spezifikation es je könnte. Ein Projekt ohne Rücklagen verwandelt jede gute Idee in ein schwieriges Gespräch.

Die ehrliche Zusammenfassung

Software-Schätzungen sind nicht präzise, und jede Agentur, die das Gegenteil behauptet, polstert entweder stark auf oder wird Sie enttäuschen. Was eine gute Schätzung bietet, ist nicht Sicherheit, sondern Transparenz: Hier sind unsere Annahmen, hier ist, was wir ausschließen, hier ist, wie wir damit umgehen, wenn die Realität anders aussieht.

Wenn Sie ein Projekt budgetieren möchten und eine klare Antwort zum möglichen Rahmen wünschen, geben wir Ihnen diese gerne in einem Telefonat vor jedem Papierkram.